第三方審核查記錄、內(nèi)審查記錄、日常檢查看記錄……，管理體系運(yùn)行結(jié)果和評價依據(jù)已經(jīng)很大程度上取決于記錄的檢查結(jié)果，因此很多建立管理體系的組織為了能滿足各種檢查的需要而去整理各種記錄，導(dǎo)致管理體系做成兩層皮，第三方審核前出現(xiàn)突擊補(bǔ)記錄的現(xiàn)象。當(dāng)然出現(xiàn)這種現(xiàn)狀的原因很多，比如：1）咨詢師、審核員對標(biāo)準(zhǔn)理解死板；2）組織在建立體系時未能將標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換成符合自身特點(diǎn)的文件；3）領(lǐng)導(dǎo)對體系不重視，內(nèi)部缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制；4）整個國家企業(yè)現(xiàn)狀，很多企業(yè)屬于粗放式管理，接受不了管理體系這種精細(xì)管理的模式等。上述原因在現(xiàn)階段很難能夠一下子、完整的解決，本人通過幾年的管理體系工作經(jīng)歷，在此提出一個能減少體系兩層皮的想法：重新設(shè)計、優(yōu)化記錄。希望對各認(rèn)證組織能有一點(diǎn)幫助，可以從以下幾點(diǎn)出發(fā)： 

　　一：對標(biāo)準(zhǔn)再去學(xué)習(xí)，梳理標(biāo)準(zhǔn)中明確要求的記錄

　　ISO系列標(biāo)準(zhǔn)總結(jié)了世界發(fā)達(dá)國家、優(yōu)秀組織、資深專家等不同層次的管理精髓，因此一定有可取之處，但管理體系標(biāo)準(zhǔn)適用于各行各業(yè)、各種類型的組織，因此在描述時不可能針對某一個行業(yè)或某一個活動進(jìn)行具體的描述，僅是提出了某方面的通用要求，一個組織在進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換時應(yīng)首先梳理出這個標(biāo)準(zhǔn)有哪些明確的記錄要求，對于未明確要求的應(yīng)根據(jù)組織實(shí)際情況適當(dāng)補(bǔ)充，例如ISO9001《質(zhì)量管理體系——要求》標(biāo)準(zhǔn)僅明確提出了21類記錄，這些記錄組織在建立質(zhì)量管理體系時應(yīng)首先梳理出來，其他記錄可結(jié)合實(shí)際增加，而不是所有過程都必須有對應(yīng)的記錄來體現(xiàn)，認(rèn)證組織、咨詢師、審核員都應(yīng)加強(qiáng)對標(biāo)準(zhǔn)的再深入理解。

　　二：對現(xiàn)有記錄進(jìn)行優(yōu)化，重新設(shè)計，能制式的盡量制式，能合并的盡量合并

　　標(biāo)準(zhǔn)中所要求的“應(yīng)形成或保留。。。的記錄”，但到底是什么形式的記錄，標(biāo)準(zhǔn)不會也不能給出，這要靠組織結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行確定，比如ISO9001標(biāo)準(zhǔn)6.2.2e)條款中要求“保持教育、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗的適當(dāng)記錄”，很多組織在做培訓(xùn)時為了滿足內(nèi)、外審的要求就很死板的針對每次培訓(xùn)都整理了1）培訓(xùn)通知；2）培訓(xùn)大綱；3）培訓(xùn)簽到；4）培訓(xùn)試卷；5）培訓(xùn)成績單；6）培訓(xùn)記錄表；7）培訓(xùn)效果評價表；8）培訓(xùn)總結(jié)等。這種做法固然規(guī)范，但如果所有培訓(xùn)都整理這些材料，就會讓培訓(xùn)組織部門厭倦了這項活動，組織應(yīng)根據(jù)不同的培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式而去保留適當(dāng)記錄，比如組織了一次領(lǐng)導(dǎo)層的培訓(xùn)，一個聲像資料即可；組織了一次外出取證培訓(xùn)，獲取的證書就是培訓(xùn)記錄；……；再如：針對ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的7.2條款，組織為了體現(xiàn)招標(biāo)文件、投標(biāo)書、合同等階段的評審，設(shè)計了不同階段的評審記錄，并且每個項目均填寫了評審記錄，但實(shí)際運(yùn)作中這些記錄都未真正在填寫，那原因是什么呢？大家對記錄的形式理解有時片面了，如果這是一個生產(chǎn)企業(yè)，每天都有幾十份訂單，每個訂單都去填寫一份評審記錄，試想企業(yè)能不煩嗎？應(yīng)該對不同類型的項目規(guī)定不同的評審方式，一般項目合同中主管領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)人員的簽字就是評審，重大項目可以通過會簽或者會議等形式組織，形成會議記錄或者評審記錄，也就是說標(biāo)準(zhǔn)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)7.2.2條款提出的“評審結(jié)果及評審所引起的措施的記錄應(yīng)予保持”沒有要求必須是“合同評審表”，我們可以是簽字、可以是會議記錄、可以是評審表等任何形式。

　　一個體系的建立、實(shí)施不是說記錄越多越全越好，組織應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求、結(jié)合企業(yè)自身狀況設(shè)計記錄，對現(xiàn)有的所有記錄進(jìn)行討論、評審、修改、優(yōu)化，能在一個記錄上體現(xiàn)的不做兩個表格，能制式的盡量制式（比如設(shè)備保養(yǎng)記錄、產(chǎn)品檢驗記錄等），記錄的設(shè)計是管理部門的職責(zé)，大部