眾所周知，ISO9001:1994標準的框架主要是針對規(guī)模較大的組織設計的，有20個要素需完整承諾，而這對規(guī)模較小、組織結構簡單的組織就難以適用，這也是將ISO9001改版為ISO9001：2000標準的原因之一。但是，在ISO9001：2000標準的應用中，筆者見到許多貫徹標準組織往往延續(xù)著ISO9001：1994的思路，沒有透徹地考慮過程方法的應用和過程的增值要求，過于關注“符合性”，而忽視了“有效性”和“適宜性”，造成了為提供符合標準要求的證據，刻意制造冗余的記錄，導致為記錄而記錄，不但對貫徹標準的組織運營沒有明顯的增值，反而變成了一種負擔。
　　以合同評審為例，貫徹標準組織應采用適合于組織運作模式的適當方式進行，以達到合同評審的目的。
　　通常，合同評審依據組織規(guī)模、生產銷售方式或服務模式及對象的不同，大致有如下幾種方式：
　　召開會議集中評審
　　這種方式適用于規(guī)模較大、部門較多、部門接口復雜、產品更新頻繁的組織，如集團運作模式的公司，這些集團公司通常一份合同會涉及集團各子公司，如不集中各子公司相關人員對技術能力、生產能力、檢驗能力、物料供應等相關環(huán)節(jié)和因素進行評審，往往會導致合同評審的不全面。例如，筆者見到的某生產自行車的集團公司，每周召開各相關公司和部門負責人會議，對本周接到的訂單進行評審，評審的內容涉及貨期、規(guī)格、采購單價、進口國的檢驗標準等，既保證了部門溝通的充分性，又提高了采購的透明度。這樣的評審會議不但不會對該集團的工作造成額外負擔，而且是一種過程監(jiān)控的好辦法。
　　會簽評審記錄
　　這種方式適用于產品工序多、產品工藝穩(wěn)定、各部門管理相對獨立的組織。通常由業(yè)務部門將顧客的要求轉化為企業(yè)要求后，按照一定的流轉順序逐個部門地征求意見。這種方法的好處是靈活度較高，不會因為某個環(huán)節(jié)影響評審進度。例如，筆者見到的某生產不銹鋼表帶的公司，從原料投產至成品包裝，需經18個部門、50多道工序，若采用會議評審的方式，不但牽扯的部門和人數較多，而且不易召集齊全，這勢必會影響評審時機，而采用會簽評審記錄表的方式則可有效地避免這些問題。這種方式也同樣適用于已引入ERP系統(tǒng)的企業(yè)，只要在軟件中設定相關部門如銷售、采購、倉儲、生產等部門的審批權限及最后確認人，并在文件中進行規(guī)定，就可以將授權確認人的確認結果視為合同評審的記錄。
　　授權人簽字確認
　　這種方式適用于規(guī)模小、產品單一、產品工藝成熟的組織，特別是來料加工企業(yè)，相同的產品已經做了幾年甚至十幾年，技術能力、生產能力、檢驗能力均已被證明能夠滿足客戶要求，與產品有關的要求只剩下確認貨期。這種情況下，如果在相關文件中有所規(guī)定，則可將授權人直接簽字視為合同評審結果的證據。
　　其他方式
　　在接受顧客口頭表達的產品要求時，對顧客的要求加以確認，也是一種適當的合同評審方式，這種方式適用于餐飲服務業(yè)和電話訂貨的組織。此外，如網上銷售，評審的方式可用對產品目錄的內容、產品廣告的內容進行評審，以達到合同評審目的。
　　ISO9001:2000標準的條款7.2.2“與產品有關的要求的評審”規(guī)定：評審結果及評審所引起的措施的記錄應予保持。也就是說，只要能證明是否接收了合同，是否需要進一步就產品要求與顧客溝通，以及為了完成該項合同應采取的措施等，就已經滿足標準的要求了。至于評審的過程如何控制，應以符合組織自身的規(guī)定為準。過程復雜的可以建立合同評審程序文件，過程簡單的在質量手冊中表述清楚就可以了。并非所有組織都一定要建立合同評審控制程序、填寫合同評審記錄表，才能為進行合同評審提供證據。
　　因此，采用何種方式進行合同評審，應根據組織所提供的產品以及合同評審的復雜程度來決定采用一種或幾種的組合。只要達到“符合性”、“有效性”就應給予貫徹標準組織更多的“適宜性”，而不必拘泥于某一種方式。
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